Een werkstudent aannemen: wat moet je regelen?

Een student in dienst nemen gaat grotendeels zoals elke andere aanstelling: een arbeidsovereenkomst, een kopie van het identiteitsbewijs, inschrijving in de salarisadministratie. Er zijn twee fiscale punten die specifiek zijn, en een handvol praktische afspraken die het verschil maken.

De studenten- en scholierenregeling

Dit is de belangrijkste regeling om te kennen, en de meest over het hoofd geziene. Hij zorgt ervoor dat je minder loonheffing inhoudt op het loon van de student, waardoor die netto meer overhoudt.

In plaats van de gewone tabel mag je de kwartaaltabel toepassen, en geldt het kwartaalmaximum voor de premies werknemersverzekeringen. Voor jou als werkgever is dat kostenneutraal: de regeling kost je niets extra. Voor de student scheelt het direct geld in de maand zelf, in plaats van een teruggave anderhalf jaar later via de aangifte.

De regeling geldt als de ouders van de student in dat kwartaal recht hebben op kinderbijslag, of als de student zelf recht heeft op studiefinanciering of een tegemoetkoming studiekosten. Voor studenten uit de EU, IJsland, Noorwegen, Zwitserland en Liechtenstein bestaat een variant op basis van een ISIC-kaart. Studenten uit het Verenigd Koninkrijk kunnen sinds de Brexit geen gebruik meer maken van de regeling.

Gebruik is niet verplicht. Maar het is wel het soort kleine moeite dat een student opmerkt.

De loonheffingskorting

De loonheffingskorting mag bij één werkgever tegelijk worden toegepast. Veel studenten hebben twee bijbanen en weten dat niet, met een naheffing als gevolg.

Vraag er daarom actief naar bij indiensttreding: heb je nog een andere baan, en waar loopt de loonheffingskorting? Het kost je één zin en voorkomt dat je nieuwe medewerker over een jaar een onverwachte rekening krijgt die hij of zij aan jouw baan koppelt.

De afspraken die er echt toe doen

De fiscale kant is in een middag geregeld. Waar het in de praktijk misgaat, is hier.

Tentamenweken, vooraf vastgelegd

Spreek bij aanvang af hoe het rond tentamens gaat. Minder uren, een periode helemaal niet, of inhalen in de weken erna. Als je dit niet vastlegt, komt het als verrassing op een slecht moment — en dan is het ineens een conflict in plaats van een afspraak.

Vaste dagen in plaats van wisselende

Een student met een rooster kan zelden flexibel ingezet worden. Twee vaste dagen werkt bijna altijd beter dan "in overleg", voor beide kanten. Je collega's weten wanneer iemand er is, en de student kan zijn studie eromheen plannen.

Iemand die verantwoordelijk is voor de begeleiding

Dit is de belangrijkste. Een starter die twee dagen per week komt en geen vaste begeleider heeft, drijft af naar werk dat niemand anders wil doen. Wijs één persoon aan, plan een kort wekelijks moment, en spreek af wat de student in drie maanden moet kunnen.

Werk dat ertoe doet

Als de rol alleen uit restwerk bestaat, haakt iemand die ambitie heeft binnen een half jaar af. Zorg dat er minstens één onderdeel is waar de student eigenaar van is en waar hij of zij ook op afgerekend kan worden.

Hoeveel uur is realistisch?

Studenten in het hoger onderwijs werken gemiddeld 19 uur per week, mbo-studenten gemiddeld 23 uur, blijkt uit CBS-cijfers. Dat is het gemiddelde over alle bijbanen heen, inclusief horeca en retail.

Voor een inhoudelijke rol naast een voltijdstudie adviseren wij acht tot twintig uur. Daarboven gaat het meestal ten koste van de studie, en een student met studievertraging is op termijn geen goede werknemer en geen goede aanwinst.

Kort samengevat

• Pas de studenten- en scholierenregeling toe; het kost je niets en scheelt de student direct geld.
• Vraag na waar de loonheffingskorting loopt als er een tweede baan is.
• Leg vooraf vast wat er rond tentamens gebeurt.
• Werk met vaste dagen en wijs één begeleider aan.
• Houd acht tot twintig uur per week aan voor een inhoudelijke rol.